Szukasz pracy jako asystent lub asystentka ds. archiwizacji? To stanowisko odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją i informacją w wielu organizacjach. Praca w archiwum to nie tylko porządkowanie dokumentów, ale także dbanie o ich integralność, dostępność i bezpieczeństwo, co jest fundamentem efektywnego działania firmy lub instytucji. Głównym obszarem obowiązków w tej profesji jest kompleksowe zarządzanie dokumentacją. Asystenci ds. archiwizacji codziennie przyjmują, rejestrują, klasyfikują i katalogują różnego rodzaju materiały – zarówno w formie tradycyjnej (papierowej), jak i cyfrowej. Ich praca polega na wprowadzaniu danych do systemów archiwizacyjnych lub baz danych, nadawaniu sygnatur oraz fizycznym układaniu dokumentów w odpowiednich miejscach magazynowych. Bardzo ważnym elementem tej pracy jest również udostępnianie akt uprawnionym osobom, zarówno wewnątrz firmy, jak i na zewnątrz, zgodnie z obowiązującymi procedurami i przepisami o ochronie danych. Osoba na tym stanowisku często odpowiada za przygotowywanie dokumentacji do przechowywania długoterminowego lub do kwalifikowanej destrukcji, zgodnie z obowiązującymi instrukcjami kancelaryjnymi i przepisami prawa. Współpraca z innymi działami, aby zebrać, zabezpieczyć lub przekazać potrzebne akta, to również codzienność tej pracy. W nowoczesnych środowiskach praca asystenta archiwum coraz częściej wiąże się z digitalizacją zbiorów, czyli skanowaniem dokumentów papierowych i tworzeniem ich elektronicznych kopii, które następnie są indeksowane i archiwizowane w systemie. Typowe wymagania i umiejętności potrzebne w tej pracy to przede wszystkim doskonała organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły. Niezbędna jest podstawowa wiedza z zakresu przepisów dotyczących archiwizacji, ochrony danych osobowych (RODO) oraz gospodarki dokumentacją. Kandydaci powinni wykazywać się samodzielnością, dyskrecją oraz umiejętnością pracy zarówno samodzielnej, jak i w zespole. Komunikatywność jest istotna przy udostępnianiu materiałów. Wymagana jest zazwyczaj dobra znajomość pakietu MS Office, a coraz częściej również obsługa dedykowanych systemów do zarządzania dokumentacją (DMS) lub systemów archiwalnych. Wykształcenie średnie lub wyższe (preferowane kierunki humanistyczne, historyczne, bibliotekoznawcze lub pokrewne) często jest mile widziane. Praca ta oferuje stabilne zatrudnienie i jest idealna dla osób ceniących sobie porządek, systematyczność i mających szacunek do dokumentacji jako nośnika informacji i historii organizacji.
