Office manager

• Gestion des fournitures administratives, papier, matériel IT et copieurs, petit mobilier, consommables type boissons, café, etc.
• Supervision des services confiés aux prestataires du Cabinet : maintenances diverses, ménage, intervention technique, petits travaux
• Suivi de la vie des contrats de prestation de service et fourniture, dénonciation, renouvellement, mise en concurrence et sélection des fournisseurs et prestataires
• Coordination des déménagements internes et réaménagements des espaces
• Gestion de la téléphonie fixe et de la flotte mobile
• Suivi des demandes de déplacement (voyages, taxis, etc.)
• Supervision et rationalisation de la gestion de la documentation papier (ouvrages, revues), des bases documentaires et ressources juridiques numériques selon les besoins
• Assurer la disponibilité du matériel et des paramétrages des postes informatiques pour les nouveaux arrivants et leur accès au réseau du Cabinet et superviser les départs
• Interface avec le prestataire IT (maintenance, réseau, cybersécurité)
• Veille et suivi de l’actualité des logiciels métiers (mise à jour et nouveaux outils)
• Suivre le déploiement de nouveaux outils (SharePoint, IA, DocuSign, Zlawyer, etc.)
• Gestion des formalités liées aux arrivées et aux départs
• Mise à jour des processus d’onboarding et d’offboarding
• Préparation des contrats sous la supervision des associés
• Gestion du poste accueil et du prestataire en place
• Supervision et animation de l’équipe des assistantes et organisation et suivi des plannings (congés, télétravail)
• Gestion administrative du personnel salarié, adhésion mutuelle, médecine du travail, DUE
• Collecte des éléments à transmettre au prestataire de paie. Pour les avocats, coordination avec l’ordre, le SEP
• Organisation d’événements internes, moments de convivialité team building et d’événements clients
• Sélection et préparation des forums de recrutement (EFB, écoles…)
• Coordination de la communication interne (réseaux sociaux, information liée à la vie du Cabinet, supports divers) et relation avec l’agence de communication selon les demandes des associé(e)s
• Mise en place et suivi d’un budget des dépenses des prestataires et fournisseurs
• Vérifier l’assiduité de la saisie des temps avec les assistantes et les associés et mise en place d’un tableau de suivi pour l’analyse
• Echanges avec le cabinet d’expertise comptable pour la partie des charges (note de frais et factures fournisseurs
• Analyse ponctuelles 'éléments de chiffres selon la demande des associés

• Expérience confirmée en office management, ou gestion support en cabinet d’avocats, cabinet de conseil, entreprise de services ou environnement exigeant
• Polyvalence, sens du service, gestion des priorités et autonomie
• Solides compétences organisationnelles et capacité à piloter plusieurs projets simultanément
• Aisance relationnelle et à manager discrétion, sens de la confidentialité
• Connaissance des environnements IT et appétence pour l’amélioration des process
• Solide connaissance, du pack office (Word Excel et Powerpoint) et d’outil de saisie de temps et facturation

L’anglais est un plus